「給与明細って、いつまで保管すればいいの？」
「会社は何年分保存してるの？自分は捨てても大丈夫？」
給与明細の取り扱いについて、こうした疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
この記事では、2025年時点の法改正に対応した最新情報をもとに、以下のポイントを具体的にわかりやすく解説します。
- 会社側・従業員側の保管義務とその期間
- 給与明細が必要になる具体的な場面
- 紛失した場合の対処法
- デジタル時代に合った保管方法
目次
会社側の給与明細保存義務は何年？
給与明細そのものの保存義務はありませんが、企業にはその元となる「賃金台帳」の保存義務があります。
✅ 保存義務：原則5年間（2020年4月改正）
- 2020年の労働基準法改正により、賃金台帳の保存期間は3年から5年に延長されました。
- ただし、当面の間は3年でも可とする経過措置が適用されているため、2025年時点でも3〜5年の間で運用している企業があります。
従業員に給与明細の保管義務はある？
法律上、従業員が給与明細を保管する義務はありません。
ただし、いざというときに必要になるケースが多く、2〜5年は保管しておくのが安心です。
✅ 給与明細の保管目安（従業員側）
| 利用シーン | 推奨保管期間 | 理由・背景 |
|---|---|---|
| 未払い給与の請求 | 5年 | 賃金請求権の消滅時効（改正民法） |
| 失業給付の申請 | 2年 | 雇用保険の時効（東京労働局） |
| 年金記録の確認 | 5年程度 | 加入記録や未納の確認で使用 |
| 確定申告・控除申請 | 5年 | 税務署の指導や調査対応 |
給与明細が必要になる主な場面
- 未払い給与の証拠
- 離職票の記載内容確認（失業給付）
- 年金記録の誤り修正
- 住宅ローンや奨学金の審査資料
- 確定申告・副収入の申請時
このように、給与明細は「いつ必要になるか分からない」重要な書類です。だからこそ手元に保存しておくのが安心です。
万が一、給与明細を失くしてしまったら？
✅ まずは会社に再発行を依頼
企業は賃金台帳を原則5年（経過措置で3年）保存しているため、過去3年以内であれば再発行に応じてもらえる可能性があります。
ただし、再発行対応の有無・方法は企業ごとに異なるため、人事部や労務担当に確認しましょう。
給与明細のおすすめ保管方法【紙・デジタル別】
📁 紙明細の場合
- 月ごとにファイリング
- 給与明細専用の保管フォルダを用意
- 湿気や火災、紛失に備えた保管場所を選ぶ
💻 電子明細・データ化の場合
- PDFやスクリーンショットで保存
- クラウドストレージ（Google Drive・iCloud・Dropboxなど）に保管
- 機種変更時にデータ移行を忘れずに
📝 紙の明細もスキャンしてPDF化しておくと安心です。
まとめ｜給与明細は「保険」として保管しておこう
給与明細は、普段は見ることが少なくても、
トラブル時・手続き時に「なければ困る」書類です。
- 会社側の保存義務：原則5年（経過措置で3年）
- 従業員側の保管義務：なし（ただし保管推奨）
- 目安は2〜5年、可能なら7年保管が理想的
「捨てて後悔する前に」
今のうちから、自分に合った保管スタイルでしっかり管理しておきましょう。
監修：キャリテ編集部【株式会社エーティーエス】
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